Una dintre marile temeri ale antreprenorilor este legată de perspectiva de a fi subiectul unui control din partea autorităților. Inspectorii ANAF își pot anunța în avans verificarea pe care urmează să o efectueze la compania ta, însă există și posibilitatea controalelor inopinate. Ca să vii în întâmpinarea posibilelor cerințe ale inspectorilor și să te asiguri că ești întotdeauna pregătit pentru o investigație atentă, iată ce documente trebuie să le pui autorităților la dispoziție:
Sursa foto: https://p2.piqsels.com/preview/160/152/972/laptop-office-hand-writing.jpg
Actele de înființare ale firmei
Primele documente pe care ți le vor solicita inspectorii ANAF în cazul unui control sunt actele de înființare ale societății comerciale. Astfel, va trebui să prezinți autorităților actul constitutiv, certificatul de înmatriculare, certificatul de atestare TVA, actele de identitate ale asociaților, înscrierea în registrul operatorilor intracomunitar, dacă este cazul, sau eventualele modificări făcute la Registrul Comerțului. De asemenea, în funcție de specificul firmei sunt necesare și diverse autorizații, contracte de muncă, regulament de ordine interioară, contract colectiv de muncă, registrul de zilieri, normele PSI, acte referitoare la medicina muncii ori hotărâri de orice natură ale Adunării Generale a Acționarilor.
Registrul unic de control
În momentul în care este înregistrată o nouă firmă, administratorul societății are la dispoziție 30 de zile ca să achiziționeze un registru unic de control pentru fiecare dintre sediile principale sau secundare ale companiei sale. Potrivit legii, după fiecare inspecție fiscală, reprezentantul statului și cel al companiei trebuie să semneze în registrul de control. Acest document oficial cu regim special trebuie prezentat autorităților la fiecare inspecție deoarece în el se vor nota și mențiuni, dacă este necesar, la încheierea verificării. Registrul unic de control ține evidența tuturor controalelor ce au fost făcute asupra firmei tale de către toate instituțiile de control specializate.
Documente de contabilitate
În ceea ce privește evidența contabilă a firmei, administratorului societății îi pot fi solicitate la un control ANAF documente justificative precum:
- Acte care să ateste calitatea beneficiarilor în cazul serviciilor comunitare ( sediul activității/sedii fixe ale beneficiarilor);
- Registrul-jurnal;
- Registrul-inventar;
- Registrul numerelor de inventar;
- Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință;
- Decizia de inventariere, procedura de inventariere;
- Registrul stocurilor;
- Registrul de casă, extrase de bancă;
- Cartea mare;
- Manualul de politici contabile;
- Documente cu privire la inventarierea patrimoniului;
- Evidența actelor ce includ operațiuni referitoare la taxa pe valoare adăugată;
- Contracte de prestări servicii, oferte, comenzi, devize de lucrări și reparații;
- Documente justificative pentru sponsorizări;
- Acte în baza cărora se acordă reduceri comerciale și discounturi;
- Pontaje privind orele lucrate, ștatele de plată, cererile de concediu, lista de acordare a tichetelor de masă, concediile medicale, orice alte compensații bănești acordate personalului;
- Documente aferente delegațiilor interne sau externe;
- Note de recepție, facturi intrate și emise, bonuri de consum, bonuri de transfer, avize de însoțire a mărfii, diverse procese verbale.
Astfel de acte se prezintă ținând cont de activitatea firmei. Ele trebuie să fie întocmite zilnic, lunar, trimestrial, semestrial și anual, după caz.
Acte pentru intrarea, amortizarea și/sau utilizarea mijloacelor fixe
În cazul în care societatea are înregistrate anumite obiecte ca mijloace fixe, inspectorii vor dori să vadă recepții, procese verbale de punere în funcțiune, contracte de vânzare-cumpărare a bunurilor mobile și imobile, contracte de închiriere ori de comodat. De asemenea, pot fi controlate procesele verbale de casare/predare a mijloacelor fixe avariate, scoase din uz, deciziile interne privind persoanele care vor folosi mijloacele fixe auto sau utilajele și foile de parcurs ce vizează activitatea zilnică a autovehiculelor.
Decizia internă privind numerotarea documentelor
La un control ANAF, compania verificată va trebuie să le arate inspectorilor și decizia internă privind desemnarea persoanei care va emite procedurile proprii referitoare la regimul intern de numerotare secvențială a facturilor și tuturor documentelor emise de societate, pentru fiecare exercițiu financiar.
Așadar, pentru a evita sancțiunile, contribuabilii trebuie să pregătească astfel de documente în cazul unui control ANAF. Cu cât îți îndeplinești obligațiile mai corect cu atât există șansa de a evita orice fel de probleme în cadrul inspecțiilor fiscale.
